Home office: una guía para teletrabajar en 2021

Hace tiempo, algunos creían que el teletrabajo era «otra extravagancia millennial». Ahora, es un enfoque globalmente aceptado acerca de cómo trabajamos y vivimos, a la vez que representa la oportunidad de contratar empleados en cualquier parte del mundo. Actualmente, 54 % de las compañías han comenzado a reclutar talento especializado que reside en el extranjero.

Aunque a muchos empleadores les sigue preocupando que el esquema de home office equivalga a estar en pijama y ver Netflix, en realidad, este esquema ha logrado que los empleados sean más productivos.

Si hoy en día implementas home office y no sabes si es buena idea mantenerlo o si estás dispuesto a adoptarlo y quieres explorar sus posibilidades a largo plazo, esta guía es para ti. Conocerás el ámbito del trabajo remoto y qué necesitas para ponerlo en práctica en tu organización.

El trabajo remoto implica un acuerdo laboral entre una empresa y un empleado, a pesar de que no se realiza en el mismo espacio físico de la compañía. Home office es una de las modalidades de teletrabajo que involucra cualquier tipo de colaboración no presencial.

Estadísticas sobre home office en 2023

Para que tengas una visión objetiva acerca del trabajo remoto, conoce estas estadísticas:

• De acuerdo con la Oficina Nacional de Investigación Económica (NBER, por sus siglas en inglés), el home office permite un ahorro de tiempo promedio de 64 minutos al día. 
• A pesar de que las normas de distanciamiento físico debido a la pandemia por la covid-19 prácticamente han desaparecido en varias partes del mundo, un 30 % de las personas trabajadoras siguen laborando desde casa.
• Un estudio realizado por CIO destaca que 6 de 10 empresas manifiestan que han tenido que modificar su estrategia digital. Las áreas de negocio más implicadas son TI, Sistemas de Operaciones y Marketing. Aunado a esto, 65 % de las compañías han cambiado la manera de ejecutar proyectos.
• Una encuesta realizada por Human Quality confirma que un 72 % de los trabajadores prefieren laborar desde casa y una de las preocupaciones más grandes de las empresas que no ofrecen este beneficio es la posibilidad de perder talento. 
• En América Latina, al menos 23 millones de personas han laborado de forma remota en el último año. 
• Un estudio realizado por Microsoft destacó que el 87 % de los empleados son más productivos bajo un esquema de home office y, a nivel global, el número de reuniones ha aumentado hasta 153 %.
• Hoy, el esquema de trabajar en casa y unos días en oficina también es vlido y aceptado. Incluso, un 44 % de los colaboradores se sienten más felices con una modalidad de trabajo híbrido. 

Ventajas home office para las empresas

1. Reducción de costes de oficina y equipo

Al no tener que proporcionar espacio de oficina y equipo para cada empleado, las empresas pueden reducir significativamente los costes en estos rubros, lo que te permite invertir en otras áreas de su negocio. Velo de este modo: el gasto promedio de muebles de oficina para 4 personas puede ser cercano a los 187.000 dólares. Esto aumenta si tienes en cuenta el coste del inmueble, el mantenimiento y los servicios.

2. Mayor productividad y eficiencia de los empleados

El home office permite a los empleados trabajar en un ambiente más cómodo y personalizado, lo que puede mejorar su concentración y productividad. Además, es posible reducir las interrupciones y distracciones habituales en un ambiente de oficina.

3. Mayor satisfacción de compromiso de los empleados

Los empleados que trabajan desde casa pueden sentirse más valorados y apreciados por la empresa. Lo que a su vez aumenta su satisfacción laboral y compromiso con la organización.

4. Mayor flexibilidad en la gestión del personal

Con el home office, las empresas pueden gestionar el personal de manera más flexible y adaptar sus horarios de trabajo para que se ajusten mejor a las necesidades del negocio y los colaboradores.

5. Reducción de ausencias por enfermedad y estrés laboral

El teletrabajo puede reducir el estrés laboral y la fatiga relacionados con los desplazamientos diarios y el ambiente de oficina. Esto, a su vez, disminuye la tasa de ausencias por enfermedad.

Desventajas del home office para las empresas

1. Pérdida de control

La falta de contacto cara a cara y de supervisión directa puede hacer que la empresa pierda el control sobre las actividades de los empleados, lo que puede afectar la calidad del trabajo y la productividad.

2. Dificultad para establecer una cultura empresarial

El home office puede dificultar la creación de una cultura empresarial sólida, por lo que se puede perder la cohesión y el sentido de pertenencia del equipo.

3. Problemas de comunicación

La comunicación puede ser más difícil en un entorno de home office y esto incide en la eficiencia de la empresa.

Ventajas del home office para los empleados

1. Mayor flexibilidad en el horario de trabajo

Los empleados que trabajan desde casa pueden organizar mejor su tiempo de trabajo y dedicar más horas a otras actividades, como el cuidado de su familia o el desarrollo personal.

2. Ahorro de tiempo y costes de desplazamiento

Tan solo en México, una persona que se traslada en un transporte público a su trabajo invierte cerca de 430 horas al año en trayectos, mientras que aquellos que se movilizan en vehículo propio destinan 264 horas anuales. Esto es algo que las personas pueden ahorrarse cuando trabajan en el formato de home office.

3. Mayor autonomía en la gestión del trabajo

El home office permite a los empleados gestionar su trabajo de manera más independiente, lo que mejora su creatividad y satisfacción laboral.

4. Equilibrio entre la vida laboral y personal

Mientras ahorran tiempo y dinero, a la vez que ayudan a reducir la contaminación vehicular, la mayoría de los teletrabajadores descubren que trabajar desde casa fomenta el equilibrio entre la vida laboral y personal. También pueden desarrollarse en un ambiente libre de distracciones y estrés, así como tener una sensación de mayor control sobre sus actividades. 

5. Reducción del estrés y la fatiga

Los empleados que trabajan desde casa pueden evitar el estrés y la fatiga asociados con los desplazamientos diarios y el ambiente de oficina. Esto puede mejorar su salud y bienestar general.

Juntos, estos beneficios hacen que los empleados estén contentos. Los empleados felices suelen ser extraordinariamente eficaces. Por tanto, cuantos más trabajadores remotos tenga una compañía, alcanzará una productividad más alta y retendrá por más tiempo a su fuerza laboral.

Desventajas del home office para los empleados

1. Falta de interacción social

El home office puede ser solitario y la falta de interacción social puede dañar la salud mental y el bienestar de los empleados.

2. Falta de límites entre el trabajo y la vida personal

Los empleados pueden tener dificultades para separar el trabajo de la vida personal, lo que puede llevar a la sobrecarga y al agotamiento.

3. Dificultad para colaborar

La colaboración y el trabajo en equipo pueden ser más difíciles en un entorno de home office y disminuir la calidad del trabajo y la eficiencia.

4. Problemas técnicos

Los problemas técnicos pueden ser más comunes en un entorno de home office, lo que puede afectar la eficacia de los empleados.

5. Falta de motivación

El home office puede debilitar la motivación de los empleados, lo que conduce a una disminución de la productividad y la eficiencia. Algunos trabajadores remotos también informan sentirse solos o sin una dirección clara, pero si difundes las claves para trabajar en remoto habrá mejores resultados.

Si consideras tanto las ventajas y como las desventajas del teletrabajo, debes pensar que las prioridades de la empresa y el empleado deben estar alineadas.

Por ejemplo, ¿es la colaboración en persona más importante que prepararte para el crecimiento de tu empresa? Quizá todavía no sea el momento adecuado para que tus empleados trabajen a distancia por completo. Aun así, es posible implementar gradualmente la tecnología y las políticas para la gestión de equipos remotos.

Considera tus opciones y establece un compromiso organizacional que te ayude a hacer una transición favorable.

Cómo aplicar el home office en tu empresa con éxito

 Es tiempo de ver las buenas prácticas para conseguir el equipo remoto de tus sueños.

1. Crea una política de home office

Sabemos que comenzar una nueva forma de trabajo puede hacer que los lineamientos queden en segundo plano, especialmente, si adoptarás el esquema remoto por un periodo determinado. Actualmente, 4 de cada 10 empresas carecen de una política de home office. Es necesario que la establezcas, sobre todo, si vas a formalizar este tipo de organización. 

Si te preguntas por qué, recuerda que, con una fuerza laboral fuera de la oficina, es probable que las expectativas y procedimientos no estén claros. Sin una política fija, poco a poco surgirán problemas de comunicación, mientras que, con su ayuda, pondrás los objetivos a la vista de todos desde un inicio.

Aunque hay parámetros que funcionan para la mayoría de las organizaciones, eres libre de ajustar los requerimientos según con las leyes aplicables y los requisitos de tu industria.

Comienza a construir tu política de teletrabajo a partir de estos aspectos:

1. Elegibilidad y aprobación de los candidatos.
2. Flexibilidad.
3. Equipamiento y ciberseguridad.
4. Espacio de trabajo y ubicación.
5. Comunicación.
6. Cuidados familiares.

Para cada cláusula, responde preguntas relevantes:

1. Elegibilidad y aprobación de los candidatos

• ¿Necesitas un proceso formal para evaluar y aprobar a los nuevos empleados remotos?
• ¿Estás buscando actitudes específicas o una ética de trabajo entre los candidatos, tales como las habilidades para comunicar o una alta capacidad de respuesta?
• ¿Deberían ser evaluados por supervisores o directivos?

Por ejemplo, si establecerás un equipo de ventas internas, que es altamente especializado, deberás tener muy presente este aspecto.

2. Flexibilidad

• Si los empleados no harán home office toda la semana, ¿cuántos días lo tendrán permitido? ¿Esta posibilidad depende de la antigüedad u otros factores?
• ¿Es necesario que estén disponibles para comunicarse dentro de un horario laboral típico?
• ¿Tienen la libertad de elegir sus tiempos a medida que hacen el trabajo?

Puedes analizar los beneficios de la flexibilidad horaria antes de establecer tus políticas.

3. Equipamiento y ciberseguridad

• ¿Darás a tus trabajadores remotos algún equipo como computadoras, teléfonos, escritorios o suministros de oficina?
• ¿Quién poseerá y mantendrá cada equipo?
• ¿Es suficiente implementar contraseñas para proteger los datos corporativos o necesitas cifrado y rastreo GPS?
• ¿Deberían los empleados evitar cualquier fuente de wifi no seguro?

4. Espacio de trabajo y ubicación

• ¿Tus empleados deberán acondicionar un espacio de oficina?
• ¿Debería ser un espacio con medidas de seguridad? Consulta con tu equipo legal, pues podrías tener responsabilidades por lesiones dentro del tiempo de trabajo.
• En cuanto a la ubicación de tus teletrabajadores, ¿deberían estar en una zona determinada, localidad o país?

5. Comunicación

• ¿Cuáles son las mejores formas para que los empleados se comuniquen contigo?
• ¿Establecerás llamadas regulares para dar avisos y recibir reportes?
• ¿Habrá reuniones virtuales, tal vez cada mes o trimestre?
• ¿Cómo harás que todos se puedan comunicar de una forma más fácil y fluida?

6. Cuidado familiar

El equilibrio entre trabajar desde casa y los cuidados del hogar puede ser complicado de alcanzar. Es necesario que tus empleados programen tiempos para dedicarse a sus labores, aunque también debes considerar si enfrentan situaciones especiales al cuidar de un familiar, por ejemplo.

Hazles saber que podrán diseñar sus jornadas de acuerdo con sus necesidades individuales, pero es también importante que establezcas reglas al respecto para todos. Logra que la consistencia predomine y evita favorecer a unos más que a otros.

2. Utiliza una plataforma de comunicación

Logra que la transición de la comunicación presencial a la virtual sea todo un éxito. Una ventaja de las conferencias virtuales planificadas es que reducen las conversaciones improvisadas y son más efectivas para lograr resultados.

Existen muchos programas de videoconferencias que puedes elegir para tu equipo. Estas herramientas te ayudarán no solo a colaborar, sino también a crear dinámicas para aumentar la confianza y mejorar las relaciones entre el equipo, como compartir fotos divertidas o establecer conversaciones informales.

3. Busca soluciones en la nube

Es fácil perder de vista los proyectos dentro de un equipo disperso. Aprovecha el alojamiento de archivos en la nube como Dropbox y Google Drive para sincronizar y almacenar el trabajo en línea.

Trello, Basecamp y otras herramientas para trabajar desde casa pueden mantener a todos organizados y llevar un seguimiento continuo de la productividad.

4. No te conviertas en un fantasma

Aunque no es adecuado que rastrees cada movimiento de tu equipo, sí debes estar disponible para todos los miembros y ofrecerles apoyo, al tiempo que realizas un seguimiento del progreso y los mantienes informados. Puedes proporcionar asesoría individual una vez por semana.

Una reunión presencial, ya sea trimestral o anual, es un esfuerzo adicional que ayudará a todos a sentirse parte del equipo.

5. Celebra el éxito

Técnicamente, la retroalimentación es parte de las asesorías. Sin embargo, es un aspecto que se olvida fácilmente al trabajar de manera remota y es crucial para reconocer el éxito.

Para crear una gran cultura de retroalimentación:

• Involucra a todo el equipo.
• Haz reuniones individuales para ofrecer los comentarios constructivos de la mejor manera.
• Cuando tus empleados hagan un trabajo excelente, ¡hazlo saber!

Aunque parece evidente, algunos supervisores tienden a dejar solos a sus trabajadores remotos y el equipo se verá en la necesidad de «leer la mente» de su superior. En cambio, la comunicación positiva y detallada ayuda a promover un espíritu colaborativo.

6. Fomenta la socialización

Socializar es importante para que tu equipo fortalezca los lazos con los demás miembros. Asegúrate de agendar espacios para que tu equipo y tú se reúnan de manera relajada y se conozcan mejor.

Es normal que algunas personas, cuando trabajan de forma remota, comiencen a sentirse solas y aisladas. Esa libertad de estar en el hogar, que en principio se veía positiva, empieza a ser un molesto escollo. Por eso, los espacios de socialización son muy importantes, pues le permiten a tu equipo interactuar, conocerse entre ellos, aprender y fortalecer lazos que, al final, son vitales para mantener altos niveles de motivación.

Tienes todo para tu estrategia de home office. Ahora, es momento de probar lo que funciona mejor para tu equipo y para ti. Evalúa si el esquema de teletrabajo es una opción momentánea o permanente.

Considera la oportunidad que tienes para hacer feliz a tu equipo y aumentar la productividad en un ambiente cambiante. Así te mantendrás a la vanguardia.