Cómo crear un manual de bienvenida de empresa (+ ejemplos y plantilla)

Construir una cultura laboral positiva y sólida es crucial para el buen funcionamiento de tu negocio.

Si quieres que tus nuevos colaboradores y colaboradoras conozcan a fondo a tu empresa, un manual de bienvenida es una herramienta imprescindible en el plan de iniciación de cualquier empleado; y sobre eso es que hablaremos en esta ocasión.

Si estás elaborando tu primer manual de bienvenida o actualizando el que ya tienes, sigue leyendo este artículo porque te explicaremos en qué consiste, te diremos cómo crear el tuyo y te mostraremos algunos ejemplos que te serán de utilidad. 

Por lo regular, el manual de bienvenida es un documento creado por el equipo de Recursos Humanos, que no solo sirve a los nuevos empleados, sino también al personal ya contratado, sin importar la jerarquía. Los manuales de bienvenida son exclusivos de la empresa; aunque muchos de ellos comparten aspectos imprescindibles como la misión, visión y valores de la empresa. 

Dicho esto, te compartimos las funciones más importantes de un manual de bienvenida. 

5 funciones de un manual de bienvenida

1. Orientar a tus empleados

Este documento contiene información sobre el funcionamiento y propósito de la empresa que puede servir al empleado para resolver alguna duda, de manera inmediata, relacionada con su labor.

2. Incorporarlos como parte de la empresa

Es una herramienta que permite a la empresa acoger a los empleados de manera sencilla y con un tono amable y cercano; contar con un manual de bienvenida ayuda a los empleados a sentirse parte de ella. 

3. Propiciar la productividad

Contiene detalles importantes sobre cada departamento de la empresa que pueden ser de utilidad para que los colaboradores alcancen un rendimiento laboral más provechoso desde el comienzo de sus actividades. Por ello es importante informarles cuáles son sus funciones y las de sus compañeros, así como la distribución de los departamentos o áreas en el espacio laboral.

4. Familiarizar al empleado con la empresa

El manual de bienvenida es una guía de procedimientos y políticas de la compañía que ofrece transparencia y claridad a los empleados desde el comienzo de la relación laboral. Por eso es importante que esté escrito en un tono casual y que facilite la comunicación de información clave.

5. Resolver dudas

En los primeros días, los nuevos empleados podrían tener muchas dudas con respecto a los procedimientos internos de la empresa, así que el manual de bienvenida puede proporcionarles información cotidiana de forma rápida, sin necesidad de que acudan al departamento de Recursos Humanos. 

Para que puedan cumplirse estas funciones, el manual deberá reunir algunos elementos imprescindibles.

Elementos de un manual de bienvenida

Los apartados que contenga el documento dependerán de la naturaleza de la empresa. Por ejemplo, las grandes corporaciones suelen incluir un análisis FODA de su negocio, la descripción de su catálogo de productos y un directorio, mientras que las pymes no. En general, dentro de los elementos que se pueden incluir en un manual de bienvenida encontramos:

• Mensaje o carta de bienvenida: donde la empresa saluda a su nuevo empleado.
• Objetivo: aquí se explica por qué es necesario leer el manual.
• Información de la empresa: contiene los datos más relevantes como historia, misión, visión y valores de la organización. 
• FODA: incluye las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas del negocio.
• Cultural empresarial: se refiere al código de conducta de los empleados. 
• Organigrama: expresa de forma gráfica los niveles de mando y puestos de trabajo.
• Políticas y reglas: detallan el código de vestimenta y normas generales.
• Proceso administrativo de incorporación: enumera los pasos para la contratación y capacitación.
• Beneficios: describe las ventajas y prestaciones que la empresa brinda. 
• Descripción del puesto: donde se enuncian las actividades del trabajador. 
• Directorio: contiene los contactos de los directivos y las ubicaciones de todas las sucursales. 

Como puedes darte cuenta, el manual de bienvenida debe ofrecer información esencial que tus trabajadores puedan consultar de forma constante. ¿Quieres saber cómo hacer uno?

1. Comienza por el mensaje de bienvenida

El manual de bienvenida normalmente contiene un mensaje del presidente, director o CEO de la empresa. Es la forma de recibir de manera formal a los nuevos empleados y reconocer que están uniéndose al equipo; también es una manera de presentar a la autoridad máxima de la compañía a los nuevos colaboradores. 

El mensaje de bienvenida otorga importancia al documento y genera una sensación de reconocimiento a los empleados.

Veamos el ejemplo ficticio de una marca de lentes llamada Armiver, creado con nuestra plantilla de manual de bienvenida.

2. Comunica tu objetivo

Este se refiere al propósito del propio manual de bienvenida: lo que contiene cada una de sus secciones, es decir, lo que se espera que el nuevo empleado sepa ahora y en el futuro. Redacta un objetivo que invite a continuar leyendo el documento hasta el final. Muestra una visión general de por qué ha sido redactado, señalando lo que obtendrán una vez que lo hayan leído.

Esta es la muestra de Armiver. 

3. Comparte la información básica de la empresa

Ahora es momento de brindar la información de la empresa. Es posible que los empleados que ya pasaron por un proceso de reclutamiento conozcan el giro de la empresa y su historia. No obstante, lo mejor es no asumir que las personas ya están familiarizadas con la historia y los hitos de la organización; por lo tanto, no está de más señalarlo en el manual de bienvenida.

Esto servirá para evitar cualquier mal entendido y reafirmar la información que quieres que los empleados sepan sobre tu marca. Aprovecha para incluir datos interesantes sobre los casos de éxito, premios y reconocimientos que sirvan de referencia para que el empleado se sienta parte de una compañía exitosa.  

Dentro de la información de la empresa es importante incluir tu misión, visión y valores. Si todavía no están bien definidos estos conceptos, descarga este manual para crear tu misión y visión o ajustar los que ya tienes para que el talento que llega a tu organización se identifique con ellos.

Sigamos con el ejemplo:

Ventas4. Expón la cultura empresarial

En esta parte debes explicar cuál es la cultura organizacional en tu empresa. Esta información ayudará al empleado a alinear su compromiso con el de tu organización. Asegúrate de incluir información sobre códigos de vestimenta y conducta entre los empleados: así los nuevos colaboradores los tendrán en mente cada vez que se presente una situación en la que deban elegir entre dos modos de actuar.

Es el momento de mencionar cómo es el funcionamiento interno y la manera en que se desarrollan los principales procesos. Esto hará sentir a los empleados que están en un lugar organizado, funcional y con buen ambiente laboral. 

5. Proyecta el organigrama

Es un gráfico que describe la estructura y organización de la empresa, que contribuye a conocer la gestión del día a día. Es una manera sencilla de mostrar a los nuevos colaboradores quiénes son los superiores, cómo se relacionan los departamentos y el flujo de trabajo de todas las áreas. Por otro lado, permite ubicar a dónde o con quién acudir para resolver asuntos administrativos, de comunicación o de producción; así como tener una idea de hasta qué punto es posible crecer en la empresa.

Veamos el organigrama de Armiver:

6. Muestra los datos clave para iniciar

Es importante que describas los aspectos fundamentales que el nuevo empleado debe considerar el primer día de trabajo, como acudir al departamento de Recursos Humanos por algún documento, aprovechar el almuerzo de bienvenida y conocer a las personas que pertenecen a su equipo.

Si así lo considera tu compañía, incluye lo que los colaboradores requerirán para ingresar como documentos adicionales, firmar contratos o acuerdos, o registrar firmas, fotografías o huellas. 

Proporciona los datos de contacto de quienes pueden ayudarle, en caso de tener alguna duda que no haya sido aclarada en este manual.

7. Define las políticas y reglas

Si bien no siempre habrá oportunidad de incluir todo el reglamento de una empresa en el manual de bienvenida (sobre todo cuando se trata de grandes empresas), se pueden incluir aquellas normas que funcionan igual para todos, como el uso de instalaciones (estacionamiento, cocina, áreas verdes, etc.), horarios de entrada y salida, registro de asistencia, qué hacer en caso de emergencia, reportes de mala conducta dentro de la empresa (robo de equipo, por ejemplo), si existen reglas de seguridad para determinadas áreas (uso de casco obligatorio o trajes especiales) o lineamientos de vestimenta (uniformes, ropa casual), etc.

Observa los detalles que Armiver considera más importantes para sus nuevos empleados. 

8. Incluye los beneficios y ventajas

Algunas empresas ofrecen grandes beneficios para los empleados que muchas veces no conocen y, por lo tanto, no aprovechan. En esta sección te recomendamos mencionar cuáles son los beneficios y ventajas que los nuevos empleados han adquirido al comenzar a trabajar para tu empresa. 

Pueden ser los días de asueto, vacaciones, incentivos extra, bonos o premios por alcanzar objetivos, oportunidades de capacitación o cursos, facilidades para trabajar de manera remota, préstamo de equipos, acceso a servicios de salud, educación o entretenimiento, comedor, servicio de estacionamiento, entre otros, según cada empresa.

Los siguientes son los beneficios de la tienda de lentes. 

9. Revisa el diseño

Cada empresa es responsable de la imagen que quiere proyectar a sus empleados: desde el punto de vista visual, el manual de bienvenida debe transmitir un mensaje coherente. Verifica que el diseño coincida con las pautas de la marca empezando con la portada, según los lineamientos de tu empresa.

Cómo usar la plantilla de manual de bienvenida de HubSpot

Esta plantilla es tu guía práctica de cómo crear un manual de bienvenida para empresas. Es la misma que se usó para el ejemplo de la tienda de lentes Armiver y podrás editarla según tus necesidades.

Accede gratuitamente a la plantilla de manual de bienvenida de HubSpot, llena el formulario y haz clic en el botón «Descargar plantilla».

Una vez que hayas descargado la plantilla, podrás visualizar el contenido. Recuerda que el diseño depende de cada empresa, por lo que puedes agregar imágenes, modificar la fuente del texto y adaptar las secciones que desees, según tus necesidades.

9 ejemplos de manual de bienvenida organizacional

1. Ejemplo de manual de bienvenida de Coca-Cola

Imagen de Coca-Cola México

Algunas empresas hacen extensivos sus manuales a empleados temporales y proveedores externos de mercancía y servicios, como en el caso de Coca-Cola, que tiene documentos específicos para diversas áreas. En el ejemplo, vemos una sección que describe el comportamiento o código de conducta que se espera de los empleados frente a algunas prácticas negativas.

2. Ejemplo de manual de bienvenida de una ONG

Este es un documento de 40 páginas que se preocupa por explicar puntualmente los lugares en donde la organización está presente, cuántas áreas tiene, a qué se dedica cada una y cuál es el impacto que genera. La última sección es un anexo dirigido a los voluntarios recién llegados, en la cual se les explica qué se espera de ellos, entre otros aspectos.

Imagen de ONGAWA

3. Ejemplo de manual de bienvenida de Bimbo

Imagen de Bimbo

Muchas empresas hacen públicos sus manuales de bienvenida o incluyen sus apartados más importantes en su página web. Esto ayuda a que empleados y público en general conozcan sus valores y propósitos. El desempeño de los empleados mejora cuando comprenden la misión y los objetivos de tu empresa, por ello asegúrate de incluirlo en tu manual de bienvenida.

4. Ejemplo de un manual de bienvenida de La Costeña

Imagen de La Costeña

La mayoría de los manuales tienen un apartado denominado «Código de ética» o «Código de conducta», el cual tiene el propósito de dar a conocer y reforzar los valores institucionales de la empresa. Idealmente, los colaboradores deberán aplicarlos tanto en su desempeño laboral como en el ámbito personal.

5. Ejemplo de un manual de bienvenida de un servicio de catering

Servalia creó un manual breve y con un elegante diseño que acompaña a la información. Debido a que este negocio maneja alimentos, su política de calidad es una de las secciones más extensas, después de sus normas laborales. Por otro lado, dedicó una sección a su plan de igualdad, con el que se comprometen a dar oportunidades laborales a hombres y mujeres de manera equitativa.

Imagen de Servalia

6. Ejemplo de un manual de bienvenida de Nestlé

Imagen de Nestlé

Este documento guía las acciones y comportamientos de todos los miembros de la compañía en términos de seguridad y salud en el trabajo, sostenibilidad ambiental, comunicación con el consumidor, diversidad e inclusión, derechos humanos, interacción y comunicación transparentes, entre otros.

7. Ejemplo de un manual de bienvenida de cafetería Starbucks

Dado que la compañía es internacional, su manual es muy descriptivo respecto a toda la organización. Empieza por contar su historia; sus objetivos de negocio; da la bienvenida; misión, visión y objetivos; describe cómo está conformada y qué productos que maneja; así como los derechos, obligaciones y actividades del trabajador. El mensaje de bienvenida está personalizado con el nombre del empleado y aparece una foto de Zev Siegl, uno de sus fundadores.

Imagen de Issuu

8. Ejemplo de un manual de bienvenida de Gamesa

La marca de galletas cuenta con un manual bastante extenso. A lo largo de este documento explica quién es Grupo Gamesa, el objetivo del escrito, una breve bienvenida al trabajador, antecedentes, valores, misión y visión, FODA, código de conducta y vestimenta, ubicación, productos, directorio, derechos y obligaciones, descripción del puesto y actividades. Entre los elementos que más destacan es la presentación de su organigrama. 

Imagen de Issuu

9. Ejemplo de un manual de bienvenida de McDonald’s

Este es un manual sencillo y contundente de las sucursales de esta cadena de comida rápida en la ciudad de Playa del Carmen, México. Aborda su objetivo en la introducción, cuenta la historia de la marca, da una carta de bienvenida al trabajador, expone su visión y misión, muestra su organigrama y detalla su reglamento interno y políticas. 

Imagen de Issuu

Como puedes ver, contar con un manual de bienvenida para tus empleados conlleva múltiples ventajas para tu empresa y tus colaboradores, por lo que no está de más que busques la mejor manera de presentar tu empresa a través de este documento. Recuerda que la primera impresión es muy importante.