Theo đại diện VNPT (đơn vị được đặt hàng nghiên cứu - ứng dụng), trước mỗi phiên họp, nội dung chương trình và các tài liệu số của cuộc họp được chuẩn bị, xem xét, phê duyệt và tức thời chuyển đến các đại biểu để nghiên cứu trước.
Trong mỗi phiên họp, đại biểu có thể truy cập kho tài liệu số phong phú chuẩn bị trước phiên họp (tài liệu chính, tham khảo, cá nhân, kho tài liệu liên kết bên ngoài) kết hợp với các công cụ tiện lợi như ghi chú, đánh dấu trực tiếp trên tài liệu giúp việc tra cứu được chính xác và thời gian thao tác tính bằng đơn vị giây.
Sau các phiên họp, các ý kiến, kết quả biểu quyết, chỉ đạo kết luận trong cuộc họp được tổng hợp và thông tin đến các đơn vị và cá nhân liên quan trong thời gian ngắn nhất trên môi trường mạng.
Với ứng dụng “Giao việc tức thời - nhắc việc thông minh” lãnh đạo các cấp sẽ có thêm một thư ký ảo giúp thống kê, phân loại, lên lịch công việc và nhắc việc tự động một cách chính xác nhất. Với cấp nhân viên, hệ thống trả về và sắp xếp lịch công việc một cách hiệu quả, nhắc nhở công việc đến hạn.
Theo Chủ tịch UBND TPHCM Nguyễn Thành Phong, việc ứng dụng mô hình “Phòng họp không giấy” và ứng dụng “Giao việc tức thời, nhắc việc thông minh” sẽ chuyển phương thức làm việc từ văn bản giấy sang môi trường điện tử, góp phần rút ngắn thời gian và nâng cao chất lượng các phiên họp; tăng tính kịp thời, hiệu quả trong xử lý công việc, quản lý, điều hành của UBND TP.
Đánh giá cao UBND TPHCM trong việc tiên phong triển khai thực hiện hai mô hình ứng dụng hiệu quả này, Bí thư Thành ủy TPHCM Nguyễn Thiện Nhân cho rằng hệ thống này giúp lãnh đạo làm việc hiệu quả hơn. Do đó, sau khi triển khai thực hiện tại UBND TP thì sớm có sơ kết và tiếp tục triển khai đến các quận, huyện, phường, xã.
"Trong tháng 9 tới sẽ triển khai ứng dụng đến 31 sở ngành và 24 quận, huyện. Sang năm 2020 sẽ triển khai hai ứng dụng trên đến các xã phường trên toàn địa bàn TP. Hệ thống cấp ủy cũng sẽ triển khai đồng bộ như hệ thống chính quyền để đến cuối năm 2020, toàn TPHCM sẽ áp dụng đồng bộ các ứng dụng này” – Bí thư Thành ủy Nguyễn Nhân chỉ đạo.
