Comunicarse con la Administración: todo un reto (difícil) para una pyme

Las Leyes 39/2015 y 40/2015 están en vigor y exigen a las empresas mantener sus comunicaciones con la Administración a través de medios electrónicos. Analizamos con Luis del Barrio García, Director de Marketing y Relaciones Externas de The Mail Company las dificultades de las empresas para adaptarse a ello.

- ¿Cuáles son las mayores dificultades que está encontrando la pyme para cumplir con las notificaciones electrónicas obligatorias?

La principal dificultad es la falta de un punto de acceso único, algo complejo ya que cada empresa o autónomo tiene relación con diversas Administraciones Públicas. Estamos hablando de unos 8.000 ayuntamientos, 41 diputaciones, 17 comunidades autónomas, Ministerios y diversos organismos públicos como DGT, Agencia Tributaria, Seguridad Social entre otros, que utilizan dispares plataformas tecnológicas con diferentes niveles de cumplimiento.

Por lo tanto, el escenario al que se enfrentan empresas y autónomos, es que las distintas Administraciones y Entes Públicos irán avanzando en su necesidad de cumplir la Ley cada uno, a su ritmo pero con la obligatoriedad de que todas ellas notifiquen de forma telemática en octubre de 2020. Si la coyuntura actual no es sencilla, esta se complica aún más, ya que continúan llegando notificaciones también en papel, por lo que existen dos canales por los que empresas y autónomos están recibiendo las Notificaciones: el físico y el digital.

- ¿Qué le puede ocurrir a una empresa que no esté cumpliendo con esta normativa?

Las Leyes 39/2015 y 40/2015 ya están en vigor y les exigen mantener sus comunicaciones con la Administración a través de medios electrónicos, lo que no es fácil por la complejidad del ecosistema de Sedes Electrónicas de las distintas Administraciones, que hemos explicado con anterioridad.

Esta situación pone a las empresas ante un escenario en el que tienen que dedicar mucho tiempo y recursos para acceder a las Sedes Electrónicas en busca de Notificaciones, de lo contrario, pueden dejar de atender en plazo los requerimientos, por lo que los potenciales riesgos de sanciones, se multiplican.

- ¿Considera que las empresas están bien adaptadas a esta obligación? ¿O hay un incumplimiento generalizado?

Este complejo y diverso entorno digital dificulta una correcta adaptación de las empresas a esta nueva forma de comunicarse con las Administraciones, por lo que, en muchos casos, han ido improvisando soluciones internas temporales, distribuyendo tareas entre diferentes personas y/o áreas organizativas con el uso de múltiples certificados digitales dispersos en la organización, sistemas de distribución interna “no securizados” y falta de claras reglas de negocio lo que implica una falta de control real sobre las Notificaciones y sus plazos.

- ¿Qué aportan soluciones como GIO-NEOS ante las dificultades descritas?

GIO-NEOS, la solución desarrollada por The Mail Company para la gestión integral y centralizada de las Notificaciones Electrónicas Obligatorias de las Administraciones públicas, ya realiza más de 75.000 accesos mensuales a las Sedes Electrónicas sólo diez meses después de su lanzamiento.

Ante la coyuntura actual, es especialmente interesante para una empresa contar con una Solución Integral, Centralizada y Segura para la gestión de las Notificaciones. GIO-NEOS es una Solución a medida de cada organización teniendo en cuenta su casuística: volúmenes, sociedades, localizaciones geográficas, etc.

Nuestra Solución, se basa en un mix de tecnología y equipos especializados, con capacidades para rastrear de manera sincronizada el 100% del mapa de las AAPP en busca de las Notificaciones y, de haberlas, proceder a su descarga a través de los correspondientes certificados digitales de cada organización debidamente almacenados de forma segura en un concentrador de certificados que permite administrar y restringir los permisos de su uso. Y lo que es más importante si cabe, solucionar la problemática de distribución interna y trazabilidad a partir de las correspondientes reglas de negocio de cada organización.

Más en detalle, y dependiendo del alcance del proyecto, son soluciones que integran los tres principales procesos: Rastreo, acceso y descarga de Notificaciones; Clasificación y distribución interna de las Notificaciones electrónicas y en tercer lugar, Presentación de escritos. Y todo ello de forma monitorizada y con plena trazabilidad.

- ¿Qué se podría hacer desde la Administración para facilitar las notificaciones y comunicaciones electrónicas?

Sin duda, contar con un buzón único ayudaría a las empresas a simplificar el acceso y la descarga. Pero incluso con el punto de acceso único, se deben gestionar el resto de los procesos: la clasificación y la distribución de las Notificaciones (con funcionales como sistemas de alertas para los vencimientos), así como la presentación de escritos, por lo que la Solución GIO-NEOS seguirá siendo la mejor alternativa en el ámbito empresarial para una gestión eficiente de las Notificaciones.