Travailler en équipe, sur un seul site ou sur plusieurs, peut parfois mener à des problèmes en matière de communication ou d’organisation. Il faut non seulement maîtriser l’avancement d’un projet, mais aussi permettre des échanges fluides entre les différents intervenants, sans quoi les délais et les budgets risquent de ne pas être respectés.
Pour mieux gérer son temps de travail et mettre en place une communication efficiente, les logiciels de gestion semblent être une bonne solution. Mais comment utiliser un logiciel de gestion de projet pour améliorer les résultats de l’entreprise?
Un logiciel de gestion de projet offre une interface où chacun (manager, équipe, autre prestataire) peut communiquer, accéder aux documents partagés, notes ou calendriers, et ceci depuis n’importe où. En plus de la simplification des planifications, celui-ci peut offrir de réels atouts pour la mesure et le contrôle des résultats. Votre logiciel vous aidera à identifier les risques en amont (dépassements de budgets, délais, etc.) afin de veiller au bon déroulement du projet.
Voici une liste de tâches simples que vous pouvez réaliser avec un logiciel de gestion de projet et qui permettront de booster vos résultats.
1- Les listes de contrôle
Comme toutes les informations d’un seul et même projet sont regroupées au même endroit, vous pouvez aisément centraliser les activités, que ce soit les vôtres ou celles de vos collaborateurs.
Le logiciel Nucache donne accès, sur un écran de projet comme point central, à diverses tâches, aux budgets, aux tableaux du projet, aux dépenses et aux factures.
Vous pouvez alors assigner des tâches aux membres de votre équipe et ils pourront à leur tour vous informer de l’avancement de leur travail en temps réel. Ils pourront également se reporter aux listes, de manière globale ou concernant un axe du projet, pour savoir où en sont les autres équipes ainsi que les étapes à venir. Le logiciel permet alors d’avoir un certain recul et une vue d’ensemble du projet.
2- La gestion des priorités
Prioriser votre charge de travail permet un gain de temps indéniable pour la suite du projet, sans compter que cela rend sa réalisation plus rapide. Nutcache permet de regrouper les données concernant un projet sous forme de tableaux de bord. Ceci afin que vous puissiez en voir rapidement l’évolution et y apportiez des corrections si nécessaires.
Il est souvent utile d’utiliser une structure de hiérarchisation simple pour définir ses priorités, afin que chacun puisse la comprendre facilement (par exemple : normal/important/urgent).
Prendre du temps au départ d’un projet pour hiérarchiser les tâches, vous assurera d’optimiser vos résultats et ceux de vos collaborateurs dans l’avenir.
3- Le respect des délais
Lors de la planification d’un projet et une fois que vous avez identifié les tâches les plus importantes, il sera nécessaire de mettre en place des délais à respecter. Avec Nutcache vous avez accès à un véritable outil de suivi opérationnel, vous pouvez ainsi comparer les échéanciers prévisionnels à l’avancement réel du projet. Vous assurez alors un véritable contrôle continu de la situation, vous pouvez facilement ajouter des dates de livraison à des tâches individuelles ou collectives.
Vous pouvez également voir le temps passé sur telle ou telle action et le communiquer au client, ce qui offre une vraie transparence.
4- Le contrôle des coûts
En amont du projet, vous devez budgétiser celui-ci. Nutcache offre des fonctionnalités très précises qui permettent de suivre et de catégoriser les coûts simplement. Vous pouvez également suivre et contrôler les dépenses en temps réel grâce à des rapports détaillés et mettre en place un processus de validation ou de justificatifs. L’avantage est de pouvoir maintenir votre budget sans mauvaises surprises. Si vous souhaitez des résultats, il faut pouvoir évaluer les dépenses en cours à chaque étape du projet.
5- Le feedback constant
Un logiciel de gestion de projet permet de suivre la progression de vos résultats ainsi que de corriger ou d’adapter vos décisions en cours de route. Vous identifiez rapidement vos forces et vos faiblesses, où les choses se font de manière fluide et où elles nécessitent plus d’attention. Vous pouvez comparer la progression de vos tâches simultanées et mesurer le temps qu’elles prennent.
Un logiciel comme Nutcache, en centralisant les données et en permettant l’analyse simple de celles-ci aide à éviter le travail fragmenté des courriels, par exemple. L’approche globale est privilégiée. C’est un véritable outil collaboratif, les calendriers et les commentaires peuvent être partagés et permettent de tenir compte des besoins de chacun (collaborateurs, clients ou autres prestataires).
Maintenant que vous savez comment utiliser un logiciel de gestion de projet de manière optimale, votre communication et vos collaborations s’en trouveront grandement facilitées.
