Etat civil : qui démat’ piano, démat’ sano

Dans la théorie ministérielle, il y a le “choc de simplification”, qui marche par l’opération du Saint-Esprit. Dans la réalité, il y a des projets dont la mise en oeuvre peut prendre plusieurs années, en fonction des dispositions des différentes parties impliquées : Etat, collectivités, prestataires, usagers, etc.

Le projet Comedec du ministère de la Justice illustre bien cette complexe simplification. Menée avec l’agence nationale des titres sécurisés (ANTS), maitre d’oeuvre technique, la communication électronique des données de l’état civil a été impulsée par une délibération de la Cnil en 2007 sur le passeport électronique : le dispositif est très sécurisé mais paradoxalement, sa fabrication nécessite de fournir une preuve auprès de l’état civil qui elle ne l’est pas : selon le rapport 2013 du Comité national de lutte contre la fraude, les contrefaçons d’actes d’état civil ont augmenté entre 2012 et 2013 de plus de 200% et les falsifications de plus de 500%. Le ministère de l’Intérieur s’est donc tourné vers le ministère de tutelle de l’état civil pour patcher ce problème et faciliter la vie des usagers : “Selon une enquête du SGMAP, c’est un des démarches les plus lourdes”, relèvait Vincent Mazalaigue, chargé de mission dématérialisation au ministère de la Justice, lors du colloque numérique de la Fédération nationale des collectivités concédantes et régies (FNCCR).

“La démarche adoptée a été innovante, poursuit-il : avant d’écrire le décret, des ateliers ont été organisés avec les parties prenantes.” “Nous avons été associés au chantier dès le début, en 2010-2011”, renchérit Didier Lefevre, conseiller technique auprès de la direction générale du Conseil supérieur du notariat (CSN). Car les notaires sont parmi les premiers en ligne, avec 15 millions de transactions effectuées chaque année, essentiellement des actes de naissance. Autour de la table se trouvaient aussi l’AMF et l’AMGVF, les ministères des Affaires sociales, de l’Intérieur et des Affaires étrangères, des villes, des association d’utilisateurs de logiciels d’état civil (l’ADUL pour Logitud et Astuce pour Digitech) et les éditeurs.

Dernière mise à jour de… 1962 – L’arrêté du 23 décembre 2011 est le fruit de ce travail. Depuis le décret de 1962 qui prend en compte la possibilité de faire des photocopies, aucune nouveauté n’était intervenue sur le plan technique, ce qui en dit long sur la force d’inertie du ministère. Les vélléités de faire bouger les choses, comme le rapport Bourgogne de 2000, qui aurait abouti à une centralisation de l’état civil, s’y était auparavant heurtées.

Le décret crée donc la plate-forme d’échange Comedec, qui concerne l’échange d’actes. La tenue même de l’état civil n’est pas concernée par cette dématérialisation. Chaque chose en son temps. Le texte encadre la chaine de confiance à mettre en place, consignée dans deux conventions : la première entre la commune, le ministère de la Justice et l’ANTS sur l’adhésion à Comedec, la seconde entre la commune et l’ANTS sur les cartes d’authentification et de signature.

Selon l’équipement informatique de la commune, il existe deux possibilités : implémenter la brique développée par les éditeurs pour le logiciel d’état-civil, qui est reliée à Comedec ; si la collectivité ne possède pas un tel logiciel, elle peut utiliser Web-ADA, une application mise à disposition par l’ANTS. Les postes concernés doivent avoir un niveau de sécurité suffisant. De son côté, l’ANTS s’est imposé le niveau maximal de référentiel général de sécurité (RGS), 3*.

Les notaires ont aussi fait développer par leurs SSI un service intégré dans le logiciel des études, et un portail similaire à WebADA voué à disparaitre à terme : “nous l’avons mis en place pour aller plus vite”, indique Didier Lefevre. Car le développement informatique a été un peu cahin-caha. “Il y avait de l’attentisme, relevait Vincent Mazalaigue, les éléments techniques ont été complétement stabilisés en janvier 2013, ils n’ont positionné leur offre qu’à ce moment-là.”

C’est assez inhabituel pour le noter, Comedec est gratuit pour les collectivités, une façon d’inciter à franchir le pas. Le logiciel lui-même ne doit pas être payant, c’est une obligation réglementaire, par contre il est possible que le prestataire fasse payer de la maintenance, de la formation, ou englobe au passage une mise à jour du logiciel d’état civil.

Test sur les passeports et les notaires – La phase de test, qui s’est achevée le 1^er janvier 2014, a porté sur les passeports et les notaires, et a associé en priorité des communes dotée d’une maternité, représentatives : une cinquantaine en tout. Elle s’est accompagnée d’une formation, avec l’appui du CNFPT. “Nous avons formé une première fois des formateurs en 2012, détaille Patricia Chaudouin puis organisé des journées d’actualité. Après un ralentissement du projet provoqué par les élections, nous reprenons à la rentrée (voir ci-dessous).” La documentation a aussi été mutualisée et une plate-forme ouverte d’e-learning est en ligne.

Verdict ? Les bêta-testeurs sont satisfaits mais Comedec est victime du syndrome du manque de masse critique.”Le système génère des économies sur les impressions, le temps de gestion, les frais postaux, les fournitures administratives, indique Nicolas Lonvin, DGS d’Armentières (25 704 hab.). La mise à jour n’a coûté que 700 euros. Mais nous n’en voyons pas encore tous les bénéfices, car nous ne pouvons échanger qu’avec des interlocuteurs équipés. On ne s’en sert qu’avec la préfecture du Nord… Nous n’avons pas eu de demande d’autres communes ou de notaires, pour le moment.”

“L’outil est d’une simplicité remarquable, le protocole fonctionne très bien, nous sommes très satisfaits de l’ANTS, renchérit Christian Lauret, directeur adjoint population et citoyenneté à Antibes (75 176 hab.) Nous avons tous intérêt à ce que tout le monde l’utilise : les collectivités locales ont tellement de charges maintenant en matière d’état civil. Le surcoût éventuel est minime par rapport aux avantages.” Il attend en particulier que l’échange puisse avoir lieu de collectivité à collectivité et que les notaires s’y mettent : “ils sont frileux pour le moment…“

Si le CSN met en avant son usage depuis 2005 de la dématérialisation, via la plate-forme PLANETE, les notaires font un usage très parcimonieux de Comedec pour le moment car il n’est pas intégré dans leur logiciel métier. “Du coup, même si l’acte est dématérialisé, ils ne font pas l’effort de resaisie dans le portail”, indique Didier Lefevre. Toutefois, ils accompagnent aussi le déploiement, avec la mise en place de délégués départementaux. Le gain escompté est aussi important : “Le délai de réponse est de 0,5 jours au lieu d’une semaine, indique-t-il encore.

Capture d’écran du logiciel Comedec intégré dans le logiciel d’état civil des communes.

80% d’ici 3 à 5 ans – Actuellement, le taux de couverture est de 7%. “Nous visons 12% à la fin de l’année, espérait Vincent Mazalaigue, 25 à 30% d’ici fin 2015, et 80% d’ici 3 à 5 ans.”
La stratégie est simple : viser les quelque 535 communes avec maternité, sans oublier les établissements fermés depuis une quarantaine d’année, soit presque le triple. Outre Strasbourg, Nice ou encore Brest déjà engagées, d’autres grosses communes se lancent prochainement comme Lille ou Paris. L’extension du périmètre fonctionnel va aussi accélérer d’ici 2015 avec l’arrivée des actes de mariage et de décès et le raccordement du Service central d’état civil du ministère des Affaires étrangères concernant les Français nés à l’étranger, une minorité de la population mais qui représente 15% des demandes de passeport.

Le cas des petits communes sera sans doute un peu plus délicat. “Elles sont davantage intéressées par les actes de mariage et de décès”, expliquait Vincent Mazalaigue. Les secrétaires de mairie seront chargés de déployer l’outil. “Nous prévoyons d’inclure Comedec dans leur formation”, rajoute Patricia Chaudouin.

La mutualisation sera aussi une solution. “Nous travaillons avec la FNCCR pour les accompagner via les syndicats informatiques”, indiquait Vincent Mazalaigue. C’est le cas par exemple en Bretagne, où la démarche est appuyée par Mégalis-Bretagne.

Néanmoins, le passage à Comedec reste actuellement de l’ordre du volontariat, même si l’ANTS et l’Intérieur auraient voulu qu’il devienne une obligation. On verra si l’exemple sera plus inspirant que le forceps.

L’autre volet important concerne les usagers bien sûr : Comedec leur supprime une paperasserie, encore faut-il qu’ils soient au courant, ce qui n’est pas forcément évident, a fortiori quand les canaux de demandes sont multiples. L’information circule donc sur service-public.fr (il faut bien la chercher…) par exemple. Aux agents, aussi, de la relayer de vive voix, aux sites des communes, etc.

Cet article est en relation avec le dossier

• MAP : moderniser pour économiser ?